Lohnnachweis

In der Vergangenheit wurde der Beitrag für unsere Beschäftigten von der UKH stets nach der Anzahl der Vollzeitbeschäftigten berechnet. Erfolgt zukünftig eine Berechnung nach Lohnsummen oder wieso müssen wir einen digitalen Lohnnachweis erstatten?

Der "digitale Lohnnachweis" ist grundsätzlich nur der Name für ein neues Meldeverfahren. Ab 1. Januar 2017 müssen alle Arbeitgeber – auch die Mitglieder der UKH – die Bemessungsgrundlagen für den Jahresbeitrag mithilfe dieses neuen Meldeverfahrens übermitteln. Der neue digitale Lohnnachweis ist die Grundlage für die Berechnung der Beiträge für alle Unternehmen in der gesamten gesetzlichen Unfallversicherung.

Künftig werden alle Arbeitgeber die Bemessungsgrundlagen für den Beitrag zur Unfallversicherung direkt aus ihren Lohnabrechnungsprogrammen heraus erstellen und versenden. Dadurch werden der Aufwand und das Risiko für Fehler bei der Datenübertragung verringert.

Der so genannte Lohnnachweis ist eine der Grundlagen für die Berechnung des Beitrages, den Sie für den Unfallversicherungsschutz Ihrer Beschäftigten jährlich zahlen. Ab 1. Januar 2017 wird das bisherige Lohnnachweisverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung – zunächst mit einer zweijährigen Übergangsphase – durch das neue UV-Meldeverfahren mit dem elektronischen Lohnnachweis abgelöst.

Was ist der Stammdatendienst?

Mithilfe des Stammdatendienstes führt der Unternehmer vor der Erstattung seines elektronischen Lohnnachweises einen automatisierten Abgleich mit der bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) errichteten Stammdatendatei durch. Die darin gespeicherten Unternehmensdaten enthalten insbesondere auch die für die Meldezeiträume gültigen Veranlagungsdaten (Beitragsgruppen). Hierdurch wird sichergestellt, dass in den beim Unternehmen geführten Entgeltabrechnungsdaten nur richtige UV-Stammdaten gespeichert sind.

Im Stammdatendienst wird die Angabe einer "Mitgliedsnummer" (MTNR) für unser Unternehmen gefordert. Wo finde ich diese Nummer?

Dies ist die von der Unfallkasse Hessen für Ihr Unternehmen vergebene Mitgliedsnummer. Sie finden diese zum Beispiel auf den Beitragsbescheiden der letzten Jahre und auf den bereits zugestellten Informationen zum künftigen digitalen Lohnnachweis.

Sofern Ihnen diese Nummer nicht bekannt ist, erfragen Sie diese bitte bei unserem Servicetelefon unter 069/29972-440.

Für den Stammdatendienst benötigen wir auch die Betriebsnummer unseres Unfallversicherungsträgers. Was ist die Betriebsnummer (BBNR-UV)?

Dies ist die von der Bundesagentur für Arbeit vergebene Nummer Ihres Unfallversicherungsträgers; in Ihrem Falle diejenige der Unfallkasse Hessen (UKH). Die zu meldende BBNR-UV wurde Ihnen mit den Informationen zum Stammdatendienst mitgeteilt. Sie lautet für die UKH 44861264 Unfallkasse Hessen.

Bitte verwenden Sie ausschließlich diese Nummer. Sollte Ihre Software statt der Nummerneingabe die Auswahl des UV-Trägers aus einer Liste anbieten, wählen Sie dort Unfallkasse Hessen (UKH) aus.

Wo finde ich unsere "Identifikationsnummer (PIN)" und wozu wird diese benötigt?

Die PIN wird benötigt, um Ihr Unternehmen eindeutig identifizieren zu können. Sie ist neben der Mitgliedsnummer zwingend für den Stammdatenabgleich. So wird gewährleistet, dass plausible Daten übermittelt und dem jeweils zugehörigen Unternehmen korrekt zugeordnet werden.

Die PIN für Ihr Unternehmen wurde Ihnen anfangs November per Schreiben übermittelt. Sollten Sie dieses Schreiben nicht erhalten oder die PIN nicht mehr verfügbar haben, wenden Sie sich bitte umgehend an unser Servicetelefon: 069/29972-440.

Wann muss der Stammdatenabgleich erfolgen?

Mit den übermittelten Zugangsdaten konnten die Unternehmen ab dem 1. Dezember 2016 den Stammdatenabgleich starten. Bis zum 16. Februar 2017 ist der Lohnnachweis für 2016 erstmals auf elektronischem Weg zu erstatten. Außerdem sind die bisherigen Bemessungsgrundlagen über das Mitgliederportal der UKH zu melden.

Während der Übergangszeit werden die Beiträge auf der Grundlage des bisherigen Verfahrens berechnet. Ab dem Beitragsjahr 2018 sollen Unternehmer die gezahlten Lohnsummen ausschließlich über den elektronischen Meldeweg übermitteln.

Sind auch für geringfügig Beschäftigte ("Minijobber") Meldungen abzugeben?

Ja, auch geringfügig Beschäftigte sind grundsätzlich ab dem ersten Euro zu melden. Ausnahme: Handelt es sich um geringfügig beschäftigte Haushaltshilfen, so erfolgt die Meldung im Rahmen des Haushaltsscheckverfahrens über die "Minijobzentrale" (Knappschaft-Bahn-See). Dies gilt nicht für Haushaltshilfen, die mehr als geringfügig beschäftigt sind.

Warum müssen wir in den kommenden Jahren die Beitragsbemessungsgrundlagen auch über das Extranet der UKH melden?

Um eine ausreichende Erprobung des neuen elektronischen Lohnnachweisverfahrens zu ermöglichen, ist es unumgänglich, für die Meldejahre 2016, und 2017 und 2018 sowohl das neue als auch das bisherige Verfahren parallel durchzuführen. In diesem Zeitraum ist sowohl die herkömmliche Meldung der Beitragsbemessungsgrundlagen (Anzahl der Vollzeitbeschäftigten zum Stichtag) über das UKH Mitgliederportal, als auch der neue elektronische Lohnnachweis zu übermitteln. Nach einem zweijährigen Übergangszeitraum wird ab 1. Januar 2019 nur noch der digitale Lohnnachweis zu erstatten sein.

Wir haben einen Steuerberater der für unser Unternehmen sämtliche Aufgaben im Zusammenhang mit der Meldung zur Sozialversicherung und steuerliche Angelegenheiten übernimmt. Kann dieser ebenfalls den digitalen Lohnnachweis bedienen?

Ja. Sofern Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, sollten die Zugangsdaten für den Stammdatendienst unbedingt an diese weitergeleitet werden. Die Dienstleister können dann auch zukünftig jährlich den Stammdatenabgleich vornehmen und den Lohnnachweis digital erstatten.

In unserem Unternehmen ist die Entgeltabrechnung auf mehrere Stellen verteilt. Welche Stelle soll künftig den Lohnnachweis digital erstellen?

Ist die Entgeltabrechnung auf mehrere Stellen verteilt, muss jede einen eigenen Stammdatenabgleich ausführen. Die UKH erhält zu jedem Stammdatenabruf aus einem Unternehmen einen Teilnachweis. Anschließend fasst sie die Teilnachweise im Beitragsbescheid für das jeweilige Meldejahr zusammen. Da die Stammdaten jedes Jahr neu abgeglichen werden, bleiben die registrierten Angaben stets aktuell.

Wir setzen in unserem Unternehmen kein Entgeltabrechnungsprogramm ein. Wie sollen wir künftig unsere Meldepflicht zur UV erfüllen?

Falls kein Entgeltabrechnungsprogramm genutzt wird, ist für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe zu verwenden (z. B. http://www.itsg.de/svnet_Startseite.html).