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Icon Digitaler Lohnnachweis

Aus Beitragsbemessung wird digitaler Lohnnachweis

Änderungen für Unternehmen
Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, ihre Beschäftigten gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten bei der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse zu versichern. Den Beitrag berechnen die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung anhand der Daten, die der Arbeitgeber meldet. Der Vorteil der neuen Vorgehensweise: Der Arbeitgeber kann den Lohnnachweis nun direkt mit Hilfe seiner Software zur Entgeltabrechnung erstellen und verschicken. Das verringert den Aufwand und das Risiko, Fehler bei der Datenübertragung zu machen. Der Stammdatendienst im UV-Meldeverfahren sieht vor, dass Arbeitgeber bzw. deren Dienstleister die Entgeltabrechnung am Anfang eines Jahres auf die Abgabe des digitalen Lohnnachweises vorbereiten. 

 

So sollten Sie vorgehen

Bevor der digitale Lohnnachweis ausgefüllt wird, ist zuerst ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten nötig. So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und hinterlegter Beitragsgruppe übermittelt werden. Je frühzeitiger der Stammdatenabgleich durchgeführt wird, desto mehr erleichtern Sie sich den Abgleich für die Folgejahre.

Der Abruf erfolgt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm, das im Unternehmen verwendet wird. Dieser Abruf muss aktiv durch den Nutzer angestoßen werden. Mit den hinterlegten Zugangsdaten wird die Abfrage an die Stammdaten-Datei der DGUV gesendet. Sind noch keine Zugangsdaten wie Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers, Mitgliedsnummer und PIN erfasst, ist dies der erste Schritt. Arbeitgeber, die im November 2016 kein Schreiben mit PIN erhalten haben, wenden sich bitte an unsere Mitgliederbetreuung (Servicetelefon montags-freitags von 7:30-18 Uhr unter 069 29972-440). Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, müssen die Zugangsdaten an diese weitergeleitet werden. 

Prüfen Sie die Daten abschließend, bevor Sie die erfassten Daten absenden. Bei der Prüfung sind die Vorgaben der Unfallkasse Hessen in der Stammdatenantwort zu berücksichtigen. 

Das digitale Verfahren ist ein jährlich laufender Prozess. Am besten fügen Sie den Stammdatenabgleich künftig zu den Routineaufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung am Jahresanfang hinzu.

 

Für die Nutzung von sv.net gilt etwas anderes:

Wird vom Unternehmen kein Entgeltabrechnungsprogramm genutzt, sondern werden alle Meldungen über sv.net abgegeben, dann muss der digitale Lohnnachweis zur Unfallversicherung ebenfalls über diesen Meldeweg erfolgen. Bitte beachten Sie, dass insbesondere sv.net/online keine langfristige Speicherung von Stammdaten vorsieht. Der Abruf der Stammdaten sollte deshalb erst kurz vor Abgabe des Lohnnachweises erfolgen. 

Details zur Umstellung des Verfahrens entnehmen Sie bitte der UKH Information und dem Flyer. In unserem Magazin für Sicherheit und Gesundheit "inform" (Ausgabe 3/2016, Seite 6 bis 7) werden die gesetzlichen Hintergründe umfassend erläutert.

Erklärfilm "Der Digitale Lohnnachweis"