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Letzte Änderung: 02. Dezember 2021

Gefährdungsbeurteilung Psyche: Belastung erkennen und beurteilen

So ermitteln und beurteilen Sie psychische Belastungen bei der Arbeit

Die Auswahl geeigneter Methoden zur Ermittlung psychischer Belastung stellt für viele Betriebe eine Herausforderung dar. Dabei ist der Einsatz passender Instrumente ein wichtiger Faktor für den Erfolg der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung und für deren Akzeptanz im Betrieb. Die folgende Übersicht hilft Ihnen, Vor- und Nachteile unterschiedlicher Instrumente kennenzulernen und ein passendes Vorgehen für Ihr Unternehmen auszuwählen.

Abbildung 1: Die einzelnen Schritte im Prozess der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung  Bild: © Stephanie Caspar, UKH

Psychische Belastung in der Gefährdungsbeurteilung ermitteln und bewerten

Die Erfassung und Bewertung psychischer Belastung erfolgen im Gesamtprozess der Gefährdungsbeurteilung in Schritt 2 und 3 (siehe Abbildung 1). Denn bereits in der Vorbereitungsphase entscheidet der Lenkungskreis, welche Methoden für die Gefährdungsbeurteilung zum Einsatz kommen.


Grundsätzlich bietet sich ein zweistufiges Vorgehen an:

  • Stufe 1: die Grobanalyse
    Mit der Grobanalyse gewinnt man einen Überblick, in welchen Merkmalsbereichen eine mögliche Fehlbeanspruchung vorliegt.
     
  • Stufe 2: die Feinanalyse
    Im Optimalfall beschreiben die betroffenen Mitarbeitenden die für sie relevanten Ursachen für Fehlbeanspruchung. Sie schlagen Maßnahmen vor, die helfen, negative Auswirkungen psychischer Belastung zu reduzieren.

Einige Instrumente bieten sich für beide Ananlyse-Stufen an. In kleinen Betrieben mit wenigen Mitarbeitenden kann man Grob- und Feinanalyse auch zusammenfassen.


Die Grobanalyse

Bevor Sie bei der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung ins Detail gehen, sollten Sie sich zuerst einen Eindruck über mögliche Fehlbeanspruchungen verschaffen. Diese können je nach Tätigkeitsbereich sehr unterschiedlich sein. Für diese Grobanalyse bieten sich verschiedene orientierende Verfahren an.

Vorhandene Daten für Grobanalyse nutzen

Fehlzeiten, Unfallzahlen oder Fluktuation liefern erste Hinweise für psychische Fehlbelastung. Außerdem kann die Anzahl (gemeldeter) Konflikte oder Beschwerden auf Fehlbelastungen hindeuten und auch Auffälligkeiten bei Begehungen können Anhaltspunkte sein.

Nutzung vorhandener Daten zur Erfassung psychischer Belastung

Stärken

  • Daten sind bereits vorhanden kaum Zusatzkosten
  • Informationsgewinn mit geringem Aufwand
  • Daten sind größtenteils objektiv und unabhängig vom Erleben der Beschäftigten
  • Berücksichtigung von Außenperspektiven und fachlicher Expertise

Grenzen

  • Sicht der Betroffenen fehlt
  • keine Ursachenermittlung Feinanalyse bei Hinweisen auf Gefährdungen notwendig
  • keine systematische Erfassung aller relevanten Merkmalsbereiche
  • Verzerrungen denkbar

Befragungen oder Fragebögen einsetzen

Mitarbeitende kennen ihren Arbeitsplatz am besten und können die psychische Belastung aus ihrer Perspektive oft besser einschätzen als Außenstehende. Um allen Beschäftigten die Chance zu geben, die psychische Belastung ihrer Arbeit zu beurteilen, bieten sich Befragungen an – online oder in Papierform.

Befragungen und Fragebögen zur Erfassung psychischer Belastung

Stärken

  • alle Beschäftigten einbeziehen
  • anonym
  • umfassend, wenn alle Merkmalsbereiche/viele Belastungsfaktoren erfasst werden
  • standardisiert
  • zeitsparend und zeitlich flexibel durchführbar
  • macht Problemschwerpunkte deutlich
  • Vergleiche im Unternehmen möglich

Grenzen

  • hinreichende Beteiligung für aussagekräftige Ergebnisse notwendig
  • Zusammenfassung kleiner Tätigkeitsbereiche, um die Anonymität zu gewährleisten
  • keine Ursachenermittlung möglich Feinanalyse bei Hinweisen auf Fehlbeanspruchung notwendig
  • keine direkten Rückfragen bei Verständnisschwierigkeiten

Kostenfreie Fragebögen zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung erhalten Sie beispielsweise bei der Unfallversicherung Bund und Bahn oder der Unfallkasse Berlin.

Bei der Auswahl des Fragebogens sind laut GDA folgende Qualitätsmerkmale zu berücksichtigen:

  • Einsatzbereich (z. B. Branche, Tätigkeitsbereich …) und Anwendungsvoraussetzungen (z. B. erforderliches Hintergrundwissen) sind beschrieben.
  • Die methodische Qualität ist geprüft und ausgewiesen (z. B. wissenschaftliche Gütekriterien).
  • Die Methode erfasst und/oder beurteilt Tätigkeiten und Arbeitsbedingungen (basierend auf Beschreibungen der Belastungsfaktoren).
  • Die Methode berücksichtigt relevante Belastungsfaktoren (aus Arbeitsaufgabe, Arbeitsorganisation, sozialen Beziehungen, Arbeitsumgebung).
  • Die Methode beinhaltet Hilfestellungen zur Beurteilung der Notwendigkeit von Maßnahmen (z. B. empirische Vergleichswerte, Schwellenwerte etc.).
  • Die Methode bezieht Beschäftigte mit ein.

Die Feinanalyse

Nach der Grobanalyse hilft die Feinanalyse bei der Ermittlung der Ursachen und der Ableitung geeigneter Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen.

Interviews führen

Interviews zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung sind vielseitig. Häufig führt man (Kurz-) Interviews mit einzelnen Beschäftigten, Teams oder Kleingruppen durch. Mitarbeitende beschreiben psychische Belastungsfaktoren, nennen Ursachen für bestehende Fehlbeanspruchungen und schlagen Maßnahmen vor, die zu einer Verbesserung der Arbeitsbedingungen beitragen können.

Beobachtungsinterviews helfen, ergänzende Informationen zu psychischer Belastung zu sammeln. Dabei schätzen Außenstehende, wie Führungskräfte, Personal- oder Betriebsratsmitglieder oder geschultes Fachpersonal (z. B. betriebsärztlicher Dienst), die psychische Belastung der unterschiedlichen Arbeitsplätze und Tätigkeiten aus ihrer Perspektive ein.

Stärken und Grenzen von Interviews zur Erfassung und Beurteilung psychischer Belastung

Stärken

  • Mitarbeitende werden miteinbezogen
  • Ursachenbeschreibung ist möglich
  • Ideen für Maßnahmen können direkt mit erfasst werden
  • größtenteils standardisierte Abläufe
  • Die Erfassung unterschiedlicher Sichtweisen ist möglich

Grenzen

  • zeitintensiv und an Termine gebunden
  • geschulte Interviewer*innen erforderlich
  • i. d. R. keine Teilnahmemöglichkeit für alle Beschäftigten
  • Bedenken hinsichtlich der Anonymität möglich

Workshops bzw. Ideen-Treffen organisieren

Häufig bauen Workshops auf Befragungsergebnissen auf, so dass ihr Fokus direkt auf Bereichen mit potentieller Fehlbeanspruchung liegt. In Workshops haben Betroffene die Gelegenheit, psychische Belastung in ihrem Arbeitsbereich gezielt zu beschreiben und zu beurteilen. So werden Ursachen und Hintergründe deutlich. Moderiert durch fachkundige Expert*innen und/oder gemeinsam mit ihrer Führungskraft erarbeiten Betroffene außerdem Maßnahmenvorschläge, die aus ihrer Sicht helfen, vorhandene Fehlbeanspruchung zu reduzieren.

Hilfreiche Materialien und Tipps zur Durchführung von Workshops im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung bieten z.B.:

In Workshops haben Mitarbeitende die Gelegenheit, psychische Belastung in ihrem Arbeitsbereich gezielt zu beschreiben und zu beurteilen.

Stärken und Grenzen von Workshops zur Beurteilung psychischer Belastung

Stärken

  • Mitarbeitende und ihre arbeitsplatzbezogenen Erfahrungen werden einbezogen.
  • Ursachenbeschreibung möglich
  • Maßnahmenideen werden erarbeitet und bewertet.
  • fokussierte Arbeit an Problembereichen

Grenzen

  • zeitintensiv (halb- bis ganztägig) und an Termine gebunden
  • fachkundige Moderation erforderlich
  • vertrauensvolle Atmosphäre/offene Gesprächskultur notwendig
  • Verzerrung durch Gruppendynamiken möglich
  • i. d. R. keine Teilnahmemöglichkeit für alle Beschäftigten

Ein mögliches Format zur Umsetzung von Workshops sind Ideen-Treffen. Diese sind kürzer als gewöhnliche Workshops, finden dafür aber häufiger statt. Die Mitarbeitenden benennen ganz offen die für sie relevanten Belastungsfaktoren.

Aus den Fokusthemen, die sich durch dieses Format ergeben, werden in Folgeterminen gemeinsam Lösungsideen erarbeitet.

Tipps zur Durchführung und eine Checkliste mit allen wichtigen Merkmalsbereichen finden Sie in der DGUV Information 206-007.

Video: Mitarbeiter*innen beteiligen, Ideen einbinden, Ideen-Treffen organisieren

Gefährdungen und Schutzmaßnahmen während der Coronavirus-Pandemie

Die Corona-Pandemie hat den Arbeitsalltag vieler Unternehmen und Beschäftigten stark verändert. Durch die außergewöhnliche Situation, neue Arbeitsformen und private Zusatzbelastungen können weitere psychische Belastungsfaktoren entstehen, die einen negativen Einfluss auf die Gesundheit von Mitarbeitenden haben. Um diese Gefährdungen zu erkennen und notwendige Schutzmaßnamen einzuleiten, bietet die DGUV eine gesonderte Checkliste für die psychische Belastung während der Corona-Pandemie an.

Unternehmensspezifische Methodenwahl

Das Gesetz macht keine spezifischen Vorgaben, wie psychische Belastung bei der Arbeit zu erfassen ist. Die Instrumente, die für die Gefährdungsbeurteilung zur Verfügung stehen, haben alle gewisse Stärken, aber auch ihre Grenzen. „Die eine“ Methode für alle Betriebe gibt es also nicht. Abhängig von Unternehmensgröße und -struktur, bereits erprobten Verfahren und vorhandenen Ressourcen ist immer eine Auswahl zu treffen.

Bedenken Sie bei Ihrer Entscheidung, dass die Akzeptanz der Mitarbeitenden für den Erfolg der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung eine große Rolle spielt. Die gewählte Vorgehensweise sollte also zur aktiven Teilnahme einladen und möglichst keine Widerstände auslösen.

„Jede Erhebungsart hat ihre Vor- und Nachteile und ist somit für bestimmte Situationen mehr oder weniger geeignet.“

(Hiltraut Paridon, IAG)

Beratung zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung

Mit unserer Beratung zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung helfen wir Ihnen, psychische Belastung in Ihrem Unternehmen zu analysieren und passgenaue Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen umzusetzen.

Weitere Informationen und Praxishilfen finden Sie hier:

Bild: © UKH
  Abbildung 2: An der Hauswand der UKH hängt das Logo der UKH.

Seminare

Häufige Fragen

Als Führungskraft sind Sie aktuell besonders gefordert, Ihre Mitarbeitenden bei ungewohnten Belastungen und Herausforderungen in ihrer Arbeit zu unterstützen.
Die veränderten Arbeitsbedingungen sollten so sein, dass Ihre Mitarbeitenden die offiziellen Empfehlungen, bspw. zu Abstandsregelungen und Hygieneempfehlungen, einhalten können. Sorgen Sie dafür, das bspw. ausreichend Seife, Papierhandtücher und Desinfektionsmittel zur Verfügung stehen.
Leiten Sie notwendige und hilfreiche Informationen an Ihre Beschäftigten weiter. Auch über die offiziellen Richtlinien hinaus kann die Umorganisation der Arbeit dabei helfen, psychische Belastungen zu reduzieren, wenn Sie z. B. für Arbeitszeitgestaltung flexible Lösungen anbieten. Wenn Sie Home-Office anbieten können, sollten die Beschäftigten nach Möglichkeit großzügig davon Gebrauch machen, um die Anzahl gleichzeitig Anwesender im Betrieb zu reduzieren und so das Infektionsrisiko zu senken.
Bedenken Sie, dass sich die Arbeit für Mitarbeiter*innen, die Kontakt zu Kund*innen, Patient*innen oder Bürger*innen haben, stark verändert hat und unter Umständen besonders belastend sein kann. Es sollte ein Konzept vorhanden sein, wie auch im direkten Kontakt die offiziellen Empfehlungen und Richtlinien eingehalten werden können. Stärken Sie Ihren Mitarbeitenden den Rücken, falls Kund*innen/Patient*innen/Bürger*innen aufgrund der Situation ungewohnt ungeduldig oder aggressiv reagieren und erarbeiten Sie mit Ihren Mitarbeiter*innen Vorschläge zum Umgang mit kritischen Situationen.
Für Ihre Mitarbeitenden sind Sie Vorbild und wichtige Ansprechperson zugleich. Das bedeutet aber nicht, dass Sie für alle Probleme direkt eine Lösung parat haben müssen. Bieten Sie Mitarbeitenden ein offenes Ohr, nehmen Sie Anliegen ernst, binden Sie sie in die Lösungssuche ein und setzen Sie machbare Verbesserungen um.
Prüfen Sie, ob durch die Anliegen in Bezug auf die momentane Situation auch die Gefährdungsbeurteilung zur psychischen Belastung aktualisiert werden muss. Wenn Anliegen außerhalb Ihrer Entscheidungsbefugnis oder Expertise liegen, suchen Sie sich Unterstützung auf der nächsten Führungsebene oder verweisen Sie auf externe Unterstützungsangebote, wie die Corona-Hotline des Berufsverbandes Deutscher Psychologinnen und Psychologen. Das anonyme und kostenlose Angebot ist täglich von 08:00 bis 20:00 Uhr unter der Nummer 0800 777 22 44 geschaltet.

Die Corona-Pandemie ist eine Ausnahmesituation, die die Beschäftigten auch psychisch belastet. Diese Belastung müssen Führungskräfte erkennen und ernst nehmen. Sorgen Sie für klare Aufgabenstellungen und abgegrenzte Verantwortungsbereiche. Klare Zuständigkeitsregelungen helfen, die notwendige Orientierung und Prioritätensetzung sicherzustellen. Informieren Sie Ihr Personal regelmäßig über die aktuelle Situation, bevorstehende Änderungen oder getroffene Maßnahmen. Die Kommunikationskette muss transparent und immer gewährleistet sein. Der kollegiale Austausch sollte hierbei ebenso wenig vernachlässigt werden wie die interne Kommunikation zu Leitung oder Trägerverantwortlichen.

Unsere Empfehlung: Konzentrieren Sie sich auf Dinge, die Sie selbst kontrollieren können (Gestaltung des Tages, Zeitpunkt der Informationsaufnahme, Einhalten von Hygieneregeln).

Nutzen Sie möglichst seriöse Medien, um sich zu informieren und halten Sie sich an die Regelungen Ihres Arbeitgebers zu Hygienemaßnahmen. Kümmern Sie sich aktiv um Ihre Sicherheit und um die anderer Personen: So beeinflussen Sie Situationen selbst und leisten einen Beitrag für die Gemeinschaft. Behalten Sie möglichst Ihre Routinen und den Tagesablauf ein – planen Sie Ihren Arbeitstag im Homeoffice mit Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende. Fokussieren Sie auf Positives, z. B. den starken Zusammenhalt in Ihrem Team.

Suchen Sie das Gespräch und Lösungen mit Vorgesetzten und Kolleg*innen, wenn Sie Ängste oder Probleme haben. Tauschen Sie sich mit für Sie wichtigen Bezugspersonen aus und versuchen Sie nicht, alles mit sich selbst auszumachen. Und scheuen Sie sich nicht, Hilfe außerhalb Ihrer Arbeit zu suchen und anzunehmen. Der Berufsverband Deutscher Psychologinnen und Psychologen betreibt z. B. eine kostenfreie Hotline. Das Angebot ist anonym und täglich von 08:00 bis 20:00 Uhr unter der Nummer 0800 7772244 geschaltet.

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