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Letzte Änderung: 04. Dezember 2021

Wie Kommunen, Landkreise und Land die Gremiensitzungen ihrer Selbstverwaltung infektionssicher organisieren

Gremiensitzungen während der Corona-Pandemie sicher planen und durchführen

Die Gremien der politischen Selbstverwaltung von Kommunen und Landkreisen sowie dem Land Hessen tagen auch in Pandemiezeiten. Gleiches gilt für die Selbstverwaltung der Sozialversicherung, der Hochschulen und Universitäten und analog auch für weitere Gremien. Welche organisatorischen Maßnahmen helfen den Organisator*innen bei der infektionssicheren Planung und Durchführung von Gremiensitzungen?

Zu den Gremien der politischen Selbstverwaltung gehören zum Beispiel

  • Gemeindevertretungen
  • Stadtverordneten-Versammlungen
  • Kommunale Ausschüsse
  • Gemeindevorstände
  • Magistrate
  • Ortsbeiräte
  • Ausländerbeiräte
  • Kommunale Kommissionen etc.

Bei den Landkreisen sind die Kreistage mit ihren Ausschüssen betroffen, beim Land Hessen ist es der Landtag mit seinen Ausschüssen. Sie alle müssen Gremiensitzungen unter Einhaltung größtmöglicher Gesundheitsvorsorge für die Teilnehmer*innen durchführen. Wir helfen den Organisatoren und Organisatorinnen mit praktischen hinweisen, Orientierung im „Dschungel der Vorschriften“ zu finden.

Unsere Praxishilfe basiert auf

  • dem „SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard“ des Bundesarbeitsministeriums  
  • der „SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel“  
  • der „SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung“  
  • den Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts und  
  • der Verordnung zum Schutz der Bevölkerung vor Infektionen mit dem Coronavirus (CoSchuV)

Hinweis: Sobald neben den Ehrenamtlichen auch Beschäftigte an den Gremiensitzungen teilnehmen (Hausmeister, Fachleute, Protokollführende, Ordnungskräfte, Verantwortliche für Technik, Catering etc.), ist die SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung unbedingt anzuwenden!

Wer auf Begrüßungsformen nicht verzichten möchte, nutzt eine Alternative zum Händeschütteln.

Organisation der schützenden Maßnahmen

Der/die Verantwortliche für Gremiensitzungen muss gewährleisten, dass die Zahl der ungeschützten Kontakte zwischen den Teilnehmenden so gering wie möglich ist. Auch auf indirekten Kontakt über Oberflächen ist zu achten. Dasselbe gilt für die Konzentration von luftgetragenen Viren in der Arbeitsumgebung: Sie soll so niedrig wie möglich sein. Beginnen Sie also mit einem Hygienekonzept, das den Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts streng folgt. Dabei kann Sie das örtliche Gesundheitsamt unterstützen.


Das Hygienekonzept

Es sollte folgende Fragen beantworten:

  • Wie werden die vorgeschriebenen Hygiene- und Abstandsregeln eingehalten?
  • Wie wird der Zutritt zur Sitzung gesteuert?
  • Wie vermeiden wir Warteschlangen?
  • Wo bringen wir die Aushänge zu den Abstands- und Hygieneregeln gut sichtbar an?
  • Nehmen Beschäftigte an der Sitzung teil? Die SARS-CoV-2-Arbeitsschutz-Verordnung ist dann unbedingt zu beachten!
  • Wie verfahren wir, wenn Parlamentarier*innen oder sonstige Gäste die Regeln missachten?

Auf der Basis des Hygienekonzepts legen Sie für alle Teilnehmenden und Besucher*innen Verhaltensregeln fest. Die Information darüber – insbesondere zu den Mindestabständen und dem verpflichtenden Tragen einer Mund-Nase-Bedeckung – ist Bestandteil der Einladung (oder Sie informieren die Beteiligten auf einem anderen erfolgversprechendem Weg).

Ihre Checkliste für die infektionssichere Gremiensitzung

  • Am Anfang steht das Hygienekonzept und nachfolgend die Information aller Teilnehmenden über die Verhaltensregeln.
  • Anreise, Parkplätze und Auswahl des Sitzungsraums werden auf Basis der geltenden Abstands-, Hygiene- und Lüftungsregeln geplant.
  • Die Personenanzahl und die Aufenthaltsdauer im Raum werden beschränkt.
  • Treffen Sie vorsorglich Zutrittsregelungen.
  • Die meisten Sitzungen sind grundsätzlich öffentlich. Stellen Sie sicher, dass die Abstandsregeln auch mit Zuschauenden eingehalten werden können.
  • Ehrenamtliche sowie Beschäftigte und andere Teilnehmer*innen mit akuten, nicht geklärten Atemwegserkrankungen oder erhöhter Körpertemperatur sollen der Sitzung fernbleiben.
  • Sinnvoll ist es, dass die Teilnehmenden zeitversetzt erscheinen und auch zeitversetzt den Raum verlassen.
  • Es sind leicht erreichbare Waschgelegenheiten mit fließendem Wasser, ausreichend hautschonender Flüssigseife und Einrichtungen zum hygienischen Trocknen der Hände (z. B. Einmalhandtücher) vorhanden.
  • Möglicherweise berührte Einrichtungsgegenstände und sanitäre Einrichtungen werden zumindest vor und nach der Sitzung gereinigt. Dies gilt insbesondere für Flächen mit Handkontakt, wie Türklinken, Treppengeländer oder Bedienelemente im Sanitärbereich.
  • Gegenstände (z. B. Teilnehmerlisten, Unterlagen), die für die teilnehmenden Personen bestimmt sind, sollten nicht an andere weitergereicht werden.
  • Namen, Anschrift und Telefonnummer aller Teilnehmer*innen und Zuschauer*innen werden erfasst, um im Bedarfsfall Infektionsketten nachvollziehen zu können. Diese personenbezogenen Daten sind für die Dauer eines Monats ab Beginn der Veranstaltung – geschützt vor Einsichtnahme durch Dritte – für die zuständigen Behörden vorzuhalten. Bei bestätigter Infektion mindestens einer Teilnehmerin/eines Teilnehmers sind deren/dessen Kontaktdaten an die Behörden zu übermitteln. Nach Ablauf der Frist müssen die erfassten Daten unverzüglich sicher und datenschutzkonform gelöscht oder auf anderem Wege vernichtet werden.

Checkliste: Auswahl des Raums unter Pandemiebedingungen

  • Der Raum für die Sitzung muss so groß sein, dass alle Mitglieder sowie die zulässigen weiteren Anwesenden (z. B. Presse, interessierte Zuschauende) unter Einhaltung der Mindestabstände darin Platz finden. Besonders gut eignen sich Turnhallen, da diese ein großes Luftvolumen und häufig auch eine lüftungstechnische Anlage besitzen.
  • Die Sitzplätze müssen so angeordnet werden, dass ein Abstand zu anderen Personen von mindestens 1,5 m nach allen Seiten eingehalten wird. Diese Abstände gelten nicht nur für die Parlamentarier*innen selbst, sondern auch für die Presse und für zuhörende Bürgerinnen und Bürger.
  • Erweiterte Abstände zwischen den Teilnehmenden (ca. 3 m) sind dann dringend empfehlenswert, wenn eine „Face-to-face-Situation“ über längere Zeit und in Verbindung mit lautem Reden besteht oder wenn von einem erhöhten Standort (Rednerpult, Podest) aus referiert wird. Dies ist häufig der Fall beim Abstand zwischen der ersten Reihe des Gremiums auf der einen und dem Rednerpult bzw. den Plätzen des Vorsitzes des Gremiums auf der anderen Seite. Dasselbe gilt für Sitzplätze rund um Saalmikrophone.
  • Es sollten Abtrennungen am Rednerpult verwendet werden, wenn die o. g. Mindestabstände nicht eingehalten werden können (bei sitzender Tätigkeit z. B. 1,5 m hohe Plexiglasscheiben, bei stehender Tätigkeit 2 m hohe).

Auf die richtige Lüftung kommt es an!

Durch verstärktes Lüften kann die Konzentration von möglicherweise in der Raumluft vorhandenen virenbelasteten Aerosolen reduziert werden. 

Hier die schlagkräftigsten Maßnahmen: 

  1. Lüftungsfrequenz erhöhen!
  2. Lüftungszeiten ausdehnen! 
  3. Luftvolumenstrom erhöhen!

Checkliste: Richtiges Lüften

  • Bitte lüften Sie die Besprechungsräume immer auch vor der Benutzung, insbesondere dann, wenn sich zuvor andere Personen dort aufgehalten haben. Am besten wirkt die sogenannte Stoßlüftung über die gesamte Öffnungsfläche der Fenster. Die notwendige Lüftungsdauer ergibt sich aus der Größe des Raums, der Größe der Fenster und der Temperaturdifferenz zwischen Innen und Außen. Wir empfehlen dringend den kompletten Luftwechsel vor der Sitzung.
  • Nutzen Sie, falls vorhanden, eine lüftungstechnische Anlage, die die verbrauchte Luft absaugt und Frischluft zuführt. Sie verringert nachweislich die Virenkonzentration in der Raumluft.
  • Das Übertragungsrisiko von SARS-CoV-2 über raumlufttechnische Anlagen (RLT-Anlagen) ist insgesamt als gering einzustufen, wenn sie über geeignete Filter verfügen oder einen hohen Außenluftanteil zuführen. RLT-Anlagen sollen während der Betriebs- oder Arbeitszeiten nicht abgeschaltet werden, da dies zu einer Erhöhung der Konzentration von Viren in der Raumluft und damit zur Erhöhung des Infektionsrisikos führen kann.
  • Sowohl der Umluftbetrieb zentraler Lüftungsanlagen als auch der Betrieb von Lüftungsanlagen, die nur Raumluft umwälzen und konditionieren (Heizen, Kühlen, Befeuchten), sollten vermieden werden.
  • Weil kleine kontaminierte Partikel lange in der Raumluft verbleiben, sollte die Lüftungsanlage mindestens zwei Stunden vor und nach Benutzung des Gebäudes auf Nennleistung gefahren werden. Bei CO2-gesteuerten Anlagen sollte der Zielwert 400 ppm betragen. Dadurch wird die Nennleistung dauerhaft erreicht.
  • Die Überprüfung der Qualität der Lüftung kann durch eine CO2-Messung erfolgen. Entsprechend ASR A3.6 ist eine CO2-Konzentration bis zu 1.000 ppm noch akzeptabel. In der Zeit der Epidemie ist dieser Wert möglichst weit zu unterschreiten. Die CO2-App der DGUV ist hierbei ein gutes Hilfsmittel.

Einfache Mund-Nasen-Bedeckungen, sogenannte „Alltagsmasken“, sind nicht mehr zulässig.

Mund-Nasen-Schutz

Nach der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung ist am Arbeitsplatz nur noch medizinischer Mund-Nasen-Schutz zulässig. Darunter versteht man

  • medizinische Gesichtsmasken, wie „OP-Masken“,
  • Vollmasken (siehe Anhang der Verordnung). Diese wirken als mechanische Sperre gegen die Ausbreitung von virenbelasteten Atem- oder Speicheltröpfchen beim Atmen, Sprechen, Niesen oder Husten.

Einfache Mund-Nasen-Bedeckungen („Alltagsmasken“) sind nicht mehr zulässig. Gleiches gilt für Gesichtsvisiere als einziger Schutz. Medizinische Gesichtsmasken schützen primär andere Personen. Schutzmasken dagegen schützen sowohl die Trägerin bzw. den Träger als auch andere Personen. Welcher Maskentyp erforderlich ist, ergibt sich aus den örtlichen Gegebenheiten (Abstand, Zahl der Personen, Lüftung), den persönlichen Voraussetzungen (Alter, Vorerkrankungen) der Teilnehmenden und der Art der Tätigkeiten während der Veranstaltung. Die Informationen sind der Gefährdungsbeurteilung zu entnehmen.

Hinweis: Ergibt die Gefährdungsbeurteilung, dass eine Schutzmaske erforderlich ist, so sind die gesetzlichen Vorgaben für deren Einsatz (Unterweisung, Arbeitsmedizinische Vorsorge, Tragezeitbegrenzung) zu beachten.

Wirksame Masken für alle Beschäftigten zur Verfügung stellen!

Wer Sitzungen veranstaltet, muss den anwesenden Beschäftigten diese Masken zur Verfügung stellen. Gründe dafür sind, dass entweder die Anforderungen an die Raumbelegung oder der erforderliche Mindestabstand von min. 1,5 m für alle Teilnehmenden nicht eingehalten werden können, oder dass mit Gefährdung durch erhöhten Aerosolausstoß (z. B. durch Singen, lautes Reden, körperliche Anstrengung) zu rechnen ist. Die Beschäftigten sind verpflichtet, die zur Verfügung gestellten Masken zu tragen. Bei Sitzungen rein ehrenamtlicher Gremien ohne Beteiligung von Beschäftigten wird dringend empfohlen, analog zu verfahren.

Mund-Nasen-Schutz (MNS) muss in allen Situationen getragen werden, in denen weder die o. g. Mindestabstände sicher eingehalten noch Abtrennungen verwendet werden können – oder wenn diese nicht vorhanden sind. Dies gilt insbesondere in den Eingangsbereichen und auf den Wegen zur Toilette, ggf. auch für den Weg zum Rednerpult und für interne Abstimmungen vor und nach den Sitzungen. Gleiches gilt für Sitzungen in Räumen mit nur geringem Luftaustausch. 

Richtiger Einsatz von Mund-Nasen-Schutz und korrekte Hygienemaßnahmen

Wichtig ist bei beiden Maskentypen, dass sie Mund und Nase bedecken und so eng am Gesicht anliegen, dass keine Luft zwischen Gesicht und Maske eindringen bzw. entweichen kann. Daher ersetzen Gesichtsschilder und Visiere nicht den MNS, sie können ihn aber ergänzen.

Checkliste: MNS und Hygieneregeln korrekt anwenden

  • Der MNS ist spätestens zu wechseln, wenn er durchfeuchtet ist, z. B. bei längeren Redebeiträgen (Ersatz bereithalten).
  • Den MNS während des Tragens möglichst nicht anfassen oder verschieben und falls nötig, nur an den Rändern anfassen.
  • Den MNS beim Abnehmen nur an den seitlichen Laschen oder Schnüren anfassen. 
  • Man niest und hustet in ein Taschentuch, ersatzweise in die Armbeuge.
  • Auf Begrüßungsformen mit direktem Körperkontakt verzichtet man.
  • Die Teilnehmenden sollten darauf hingewiesen werden, sich bei Ankunft und nach Ende der Sitzung die Hände zu waschen und/oder zu desinfizieren und sich während der Sitzung möglichst nicht ins Gesicht zu fassen.
  • Die Teilnehmenden sollten ausschließlich ihre persönlich zugewiesenen Arbeitsmittel (Stifte, Papier, elektronische Geräte etc.) nutzen.

Zusätzliche Hinweise, wenn die Gremiensitzung öffentlich ist

Einen so großen Raum vorzuhalten, dass alle potentiellen Zuschauer*innen im Sitzungsraum selbst an der Sitzung teilnehmen können, wird selten möglich sein. Es bietet sich an, eine reduzierte Anzahl an zusätzlichen Plätzen für Zuschauer*innen im Sitzungsraum bereitzuhalten. Wenn diese besetzt sind, kann die Öffentlichkeit der Sitzungen auf anderen Wegen hergestellt werden: z. B. durch eine Teilnahme über Online-Medien (Webcam mit Übertragung der Sitzung im Internet), durch eine Bild- oder Ton-Übertragung in benachbarte Räume oder durch die Übertragung auf eine Leinwand vor dem Tagungsort. Für die Lenkung der Verkehrsströme ist geschütztes Personal in ausreichender Zahl vorzusehen.

Lenkung von Verkehrsströmen im Gebäude

Die Sitzplätze sind vorab zu bestimmen und zu kennzeichnen, damit sie gezielt angesteuert werden können. Hilfreich sind auch Namensschilder. Die Dokumentation der personalisierten Sitzordnung empfiehlt sich, falls Infektionsketten nachvollzogen werden müssen.

  • Prüfen Sie die Verkehrswege darauf, ob Abstandsregeln eingehalten werden können. Bei Bedarf sind Wartezonen an Engpässen oder Einbahnwegesysteme zu markieren, um einen geregelten Personenstrom mit Einhaltung des Mindestabstands von 1,50 m zu gewährleisten (z. B. mit Markierungen auf dem Boden oder mit Flatterband).
  • Lassen Sie am besten elektronisch präsentieren/visualisieren. Zusätzliche Medien (Flipchart etc.) sollten jeweils von einer einzigen Person bedient werden, damit Wege vermieden werden.
  • Falls die Regelungen nicht selbsterklärend sind, sollte geschütztes Personal in ausreichender Zahl zur Einweisung gestellt werden.
  • Wird die Verpflegung vor Ort gestellt, so ist die Ausgabe und der Konsum von Speisen und Getränken so zu gestalten, dass die Mindestabstände jederzeit eingehalten werden können. Alle geltenden Hygienemaßnahmen müssen beachtet werden. Gegenstände zur gemeinsamen Nutzung (z. B. Kaffeekannen, Salz- und Zuckerstreuer, Vorlegebesteck) sollte es nicht geben.

Hinweis: Das geringste Infektionsrisiko besteht, wenn die Teilnehmer*innen ihre Verpflegung selbst mitbringen.

Verstöße gegen Schutzmaßnahmen nicht tolerieren!

Wenn die Regeln missachtet werden

Falls Parlamentarier*innen, Zuhörende oder weitere teilnehmende Personen die geltenden Abstands- und Hygieneregeln bewusst missachten oder sich wiederholt ordnungswidrig verhalten, sollten diese – wenn möglich – von der Sitzung ausgeschlossen werden. Hierfür reicht in der Regel die Ausübung des Hausrechts durch die/den Vorsitzenden oder es gibt Regelungen zum Ausschluss von Teilnehmenden in der Geschäftsordnung (siehe z. B. § 60 (2) der hessischen Gemeindeordnung). Falls Sie derlei Fälle befürchten, sollten die rechtlichen Möglichkeiten des Ausschlusses gemäß der jeweiligen Gremienordnung bereits im Zuge der Planung überprüft werden.

Der Umgang mit Geimpften und Genesenen

Laut Robert Koch-Instituts zählen Geimpfte und Genesene nicht bei der Berechnung der maximal zulässigen Anwesenden, solange der Mindestabstand von 1,5 m eingehalten wird. Eine personenbezogene Nutzung von Materialen (z.B. Kaffeekannen, Kugelschreiber etc.) oder eine physische Trennung bspw. durch Plexiglasscheiben ist bei vollständig Geimpften oder Genesenen nicht erforderlich. Die AHA-L Maßnahmen müssen allerdings weiterhin konsequent eingehalten und umgesetzt werden, wenn nicht alle Anwesenden vollständig geimpft oder genesen sind.

Besteht ein Gremium ausschließlich aus Geimpften und Genesenen, kann für dessen Sitzungen auf weitere Schutzmaßnahmen verzichtet werden.