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Letzte Änderung: 27. November 2021
Verarbeitung von Sozialdaten

Datenschutzhinweise Videokonferenzsystem Cisco Webex

Zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Nutzung des Videokonferenzsystems „Cisco Webex Meetings“ bei der Durchführung von Videokonferenzen, Telefonkonferenzen und Online-Meetings bei der Unfallkasse Hessen (Art. 13 DSGVO).

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Die verantwortliche Stelle ist die

Unfallkasse Hessen
Leonardo-da-Vinci-Allee 20
60486 Frankfurt
Tel: 069 29972-440
E-Mail: ukh[at]ukh.de

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter datenschutzbeauftragte[at]ukh.de.

2. Zweck der Verarbeitung

a) Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben
Die UKH verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Erfüllung ihrer gesetzlich vorgesehenen Aufgaben (insbesondere §§ 14, 22, 23 in Verbindung mit § 199 des siebten Buchs Sozialgesetzbuch - SGB VII).

b) Verarbeitung im Beschäftigungskontext
Die UKH verarbeitet personenbezogene Daten ihrer eigenen Beschäftigten, um Aufgaben zu erfüllen, die sich im Rahmen des Beschäftigungskontextes ergeben.

c) Verarbeitung zur Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
Im Rahmen des fiskalischen Handelns verarbeitet die UKH personenbezogene Daten, um Verträge vorzubereiten oder zu erfüllen, die insbesondere als Grundlage dienen, um gesetzliche Aufgaben zu erfüllen.
Um alle genannten Aufgaben auch digital erbringen zu können, nutzt die UKH das Tool „Cisco Webex Meetings“

3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

a) Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorschriften
Die UKH ist Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten bzw. von Sozialdaten im Rahmen der Aufgabenerfüllung ist Art. 6 Abs. 1 lit c) und e) DSGO in Verbindung mit § 199 I SGB VII.

b) Verarbeitung im Beschäftigungskontext
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 88 I DSGVO in Verbindung mit § 23 I HDSIG, wenn personenbezogene Daten von Beschäftigten der UKH oder von Bewerbern verarbeitet werden.

c) Verarbeitung zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten, zur Vorbereitung und Erfüllung von Verträgen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

d) Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung
In der Videokonferenz verarbeitet die UKH grundsätzlich nur die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten des/der Organisator*in.
Von Ihnen als Teilnehmer*in werden solche personenbezogenen Daten dann erhoben, wenn Sie sich selbst durch Aktivieren der entsprechenden Funktionen (per Video und Chat) in die Videokonferenz einbringen. Die Audioeinstellungen (Mikrofon) sind standardmäßig zu Beginn einer Videokonferenz eingestellt, können aber von Ihnen selbst ausgeschaltet werden.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs 1 lit. a) DSGVO, die Sie durch das Betätigen der entsprechenden Funktionen in „Cisco Webex“ konkludent erklären.

Die Aktivierung der Aufnahmefunktion durch den/die verantwortliche Organisator*in ist nur zulässig, wenn alle Teilnehmenden ihre Zustimmung gegeben haben. Die Zustimmung muss revisionssicher, d. h schriftlich oder per Abfrage und Bestätigung wegen der Aufzeichnung dokumentiert werden.

4. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Während der Nutzung von „Cisco Webex Meetings“ verarbeitet die UKH verschiedene Arten von personenbezogenen Daten. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt von den Angaben ab, die Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Webmeeting machen und davon, welche Einstellungen Sie vornehmen.

Folgende personenbezogenen Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Registrierungsinformationen
E-Mailadresse, Aktivierungs-und Konferenzcodes, Benutzername, Kennwort, Vorname, Nachname, Firmenname, Organisations-ID

Konfigurations –und Kommunikationsdaten
(Gerätename, Geodaten, IP-Adresse, „User Agent Identifier“, Operating System Type und Version, Client Version, Endpoint-Mac-Adressen, Zeitzone, Domainname, Aktivitätsprotokolle, Hardwaretyp, Benutzername, Organisations-ID, „Universal Unique Identifier“)

Konferenzinformationen
(Titel, Datum, Uhrzeit, Dauer, Anzahl Meetings, Anzahl Teilnehmer, Gastgebername, Bildschirmauflösung, Einwahlmethode – und Einwahlnummern bei Telefon, bzw. Videoeinwahl, Diagnoseinformationen)

Text-Audio- und Videodateien
Um die Anzeige von Bild und Ton zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon und der Videokamera Ihres Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera und das Mikrofon jederzeit selbst über die „Cisco Webex“ Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Sie haben die Möglichkeit in einem Webmeeting die Chat- und ggf. die Umfragefunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Webmeeting anzuzeigen und ggf. aufzuzeichnen.

5. Wer erhält Kenntnis von Ihren Daten?

Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Teilnahme an Webmeetings werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht explizit zur Weitergabe bestimmt sind.
Die mit der technischen Realisierung des Service „Cisco Webex Meetings“ beauftragten Unternehmen

  • Telekom Deutschland GmbH als Auftragsverabeiterin und
  • Cisco Systems, Inc. als Subunternehmer

erhalten notwendiger Weise Kenntnis von den obengenannten Daten, soweit dies im Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorgesehen und erforderlich ist.

6. Werden ihre Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?

„Cisco Webex Meetings“ ist ein Service der Cisco Systems, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einem Drittland (USA) findet nur in Bezug auf die für die Vertragsabwicklung (Abrechnung) erforderlichen Daten, wie Name, Vorname, E-Mailadresse der Organisatorin bzw. des Organisators, Webex Meeting Site-Adresse, Webex Meeting Start/Ende Zeit statt.

Die Telekom Deutschland GmbH hat mit Cisco Systems Inc. insoweit Standardvertragsklauseln vereinbart, durch welche für die in einem Drittland verarbeiteten personenbezogenen Daten zur Vertragsabwicklung nach Maßgabe des Art. 46 DSGVO geeignete Garantien bestehen.

Alle benutzergenerierten Informationen, insbesondere Text, Video und Audiodateien werden nur innerhalb der EU bzw. in Groß Britannien (wofür ein Angemessenheitsbeschluß nach Art. 45 DSGVO vorliegt), verarbeitet.

7. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Inhaltsdaten der Kommunikation werden nicht gespeichert; andere personenbezogene Daten werden bis zum Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung bzw. bis zum Ablauf gesetzlicher oder behördlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.

8. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben ein Recht auf

  • Auskunft über Ihre von der UKH verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • und, soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Art 7, Abs. III DSGVO).