Letzte Änderung: 24. September 2022

Einführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM)

BEM: Was Betriebe tun müssen, wenn Beschäftige lange krank sind

Ein*e Beschäftigte*r ist lange krank und fällt aus. Muss das Unternehmen reagieren? Ja! Nach §167 Abs. 1 SGB IX sind Arbeitgebende seit 2004 verpflichtet länger erkrankten Beschäftigten ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten. Dieses Gesetz nutzt Betrieben und Arbeitnehmer*innen gleichermaßen, denn das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) hilft, Arbeitsplätze zu erhalten. Hier erfahren Sie, was bei der Einführung eines BEMs zu beachten ist.

Ein junger Mann im Rollstuhl sitzt in einer Werkstatt vor einer Metallbearbeitungsmaschine. Er trägt Arbeitskleidung und eine Schutzbrille. Der Text lautet: „Besser, entspannt & motiviert… … oder auch: Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM), das allen hilft.“
Bild: © schallundschnabel

Das BEM nützt dem Betrieb, weil es

  • Krankenstand und Fehlzeiten verringert,
  • Kosten für Entgeltzahlungen im Krankheitsfall einspart,
  • qualifizierte Beschäftigte und damit wichtiges Wissen und Können an das Unternehmen bindet,
  • die Arbeitszufriedenheit der Beschäftigten mit dem Unternehmen erhöht,
  • das Image des Unternehmens als fairen und fürsorglichen Arbeitgeber festigt,
  • Rechtssicherheit schafft.

Wer hat Anspruch auf BEM?

Um kranke Beschäftige bei der Genesung zu unterstützen, hat der Gesetzgeber die Arbeitgebenden in die Pflicht genommen:
Alle Beschäftigten, die innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind, müssen vom Arbeitgebenden ein BEM angeboten bekommen.

Die Arbeitgebenden müssen folgendes klären:

  • Wie kann die Arbeitsunfähigkeit überwunden werden?
  • Mit welchen Leistungen oder Hilfen kann erneute Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden?
  • Wie kann der Arbeitsplatz erhalten werden?

Um das BEM nachhaltig und erfolgreich durchzuführen, ist es notwendig, eine geeignete und funktionierende BEM-Struktur aufzubauen.

So bauen Sie eine BEM-Struktur im Unternehmen auf

Beachten Sie dabei folgende Schritte:

  • Festlegen eines BEM-Teams oder einer/eines BEM-Beauftragter/eine BEM-Beauftragte
  • Überlegen Sie, welche Partner bei BEM ggf. noch zu beteiligen sind.
  • Wird eine Betriebsvereinbarung/ Dienstvereinbarung benötigt? Wenn ja:
  • Erstellen einer Dienstvereinbarung gemeinsam mit den Interessenvertretungen. Sie beinhaltet die Rahmenbedingungen und das Verfahren.
  • Prüfen Sie, welche Leistungen die Sozialversicherung dazu bereits erbringt (Unfall-, Kranken- und Rentenversicherung)
  • Erstellen von Vorlagen, wie z. B. Informationsschreiben, Einladungsschreiben, Datenschutzerklärung, Dokumentationsbogen, etc.
  • Kommunikation! Alle Schritte des Aufbaus und der Einführung des BEMs werden regelmäßig transparent an alle Beschäftigten kommuniziert. Der Ablauf, angefangen bei der Feststellung einer BEM-Berechtigung bis hin zum Abschluss eines BEM-Verfahrens, muss jedem Beschäftigten bekannt sein, um aufkommende Ängste zu nehmen.

Ablauf eines BEM-Verfahrens

Der Ablauf des BEM-Verfahrens ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Jeder Betrieb und jede Dienststelle hat angemessene individuelle Lösungen zu finden.

Es gibt Leitlinien, an denen man sich bei der Einführung einer BEM-Struktur orientieren kann.
Quelle: angelehnt an Handlungsleitfaden für ein Betriebliches Eingliederungsmanagement, 2011, Hans-Böckler-Stiftung

Wer muss beteiligt werden?

Stimmt der/die BEM-Berechtigte einem BEM-Verfahren zu, muss die zuständige Interessenvertretung beteiligt werden – das ist gesetzlich vorgeschrieben. In der Regel ist dies der Betriebs- oder Personalrat und bei schwerbehinderten Beschäftigten zusätzlich die Schwerbehindertenvertretung.

Die Beteiligung des betriebsmedizinischen Dienstes ist empfehlenswert.

Wenn Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben in Betracht kommen, werden die Rehabilitationsträger oder bei schwerbehinderten Beschäftigten das Integrationsamt hinzugezogen. 

Die Teilnahme am BEM ist immer freiwillig

Für berechtigte Beschäftigte ist das BEM ein freiwilliges Angebot, das vor Arbeitslosigkeit und Frühverrentung schützen kann. Um die Arbeitsunfähigkeit zu überwinden und damit die (Weiter-)Beschäftigung zu sichern, werden im Laufe des BEM-Verfahrens angemessene Maßnahmen gemeinsam mit den Berechtigten entdeckt und Hilfen ausfindig gemacht.

Datenschutz ist im BEM sehr wichtig und darf nicht vernachlässigt werden.

Datenschutz im BEM

Besonders personenbezogene Gesundheitsdaten müssen sorgfältig behandelt werden. Aufgrund ihrer Sensibilität sind diese Daten als besondere Kategorien personenbezogener Daten durch die DSGVO geschützt.

An die Aufbewahrung von Daten aus dem BEM-Verfahren werden hohe Anforderungen gestellt:

  • Gesundheitsdaten aus dem BEM-Verfahren dürfen nicht in die Personalakte übernommen werden
  • Die Daten sind in einer separaten BEM-Akte räumlich und funktional getrennt von der Personalakte aufzubewahren
  • In die Personalakte dürfen nur Angaben aufgenommen werden, die zum Nachweis des ordnungsgemäßen BEM-Verfahrens erforderlich sind (z. B. ob und wann das BEM angeboten wurden, Ablehnung oder Zustimmung)
  • Die BEM-Akte sollte in Papierform geführt werden
  • Zugriff auf die Akte haben nur die BEM-Beauftragten (z. B. BEM-Team)
  • Die Schränke, in denen die BEM-Akten aufbewahrt werden, sind im Sicherheitsbereich des BEM-Verantwortlichen unterzubringen und separat zu verschließen
  • Jeder Zugriff auf die Akte sollte mit Datum und Unterschrift protokolliert werden

Beachten Sie, dass die Einträge in der Personalakte nicht vernachlässigt werden dürfen. Kommt es nach einer krankheitsbedingten Kündigung zu einem Kündigungsschutzprozess, sind die Vermerke in der Personalakte unter Umständen ausschlaggeben für das Urteil.

Wie lange müssen die BEM-Daten aufbewahrt werden?

Die zulässige Aufbewahrungsdauer ist nicht gesetzlich vorgeschrieben und wird häufig diskutiert.
Empfehlenswert ist es eine hausinterne Regelung gemeinsam mit den Datenschutzbeauftragten zu finden und dies in der Dienstvereinbarung festzuhalten.

Die UKH hat zur Unterstützung bei der Einführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements eine Online Toolbox erstellt. Darin enthalten sind Musterdateien und Checklisten, an denen man sich bei der Gestaltung des eigenen BEMs orientieren kann.

BEM-Toolbox

Die BEM-Toolbox der UKH unterstützt Sie bei der Einführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements.

Der Ablauf des BEM-Verfahrens ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Jeder Betrieb und jede Dienststelle hat angemessene individuelle Lösungen zu finden. Es gibt jedoch Leitlinien, an denen man sich bei der Einführung einer BEM-Struktur orientieren kann.

Unsere Musterdateien und Checklisten dienen Ihnen als Orientierung bei der Gestaltung Ihres BEMs.
 

Bild: © alphaspirit, Adobe Stock
Mehrere Hände halten jeweils ein Zahnrad fest. Diese greifen ineinander.

Die Unfallkasse Hessen hilft Ihnen weiter

Mit unseren Seminaren und Beratungen helfen wir Ihnen, ein Betriebliches Eingliederungsmanagement in Ihrem Unternehmen einzuführen bzw. umzusetzen. Bitte vereinbaren Sie bei Interesse einen Gesprächstermin.

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    UKH Broschüre

    Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

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