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Letzte Änderung: 28. November 2021
Praxishilfe der UKH: Gefährdungsbeurteilung zielgerichtet erstellen und umsetzen

Wie die im Betrieb „gelebte“ Gefährdungsbeurteilung für mehr Sicherheit und Gesundheit sorgt

Alle Arbeitgeber*innen müssen im eigenen Betrieb die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen und Belastungen beurteilen. Sie müssen dafür sorgen, dass diese minimiert oder im besten Fall abgestellt werden. Ein probates Mittel für Sicherheit und Gesundheit ist die für alle Unternehmen verpflichtende Gefährdungsbeurteilung. Wie man die Gefährdungsbeurteilung richtig erstellt und im Betrieb umsetzt, erläutern wir mit vielen Tipps in dieser Praxishilfe. Ein Hinweis vorab: Die Unfallkasse Hessen unterstützt ihre Mitgliedsbetriebe mit Seminaren, Beratungen, Informationen und Dokumentationsvorlagen. Wir sind für Sie da – und nicht nur bei der Gefährdungsbeurteilung.

Warum muss eigentlich jeder Betrieb eine Gefährdungsbeurteilung erstellen?

Seit 1996 verlangt § 5 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) von allen Arbeitgeber*innen „eine Beurteilung der Arbeitsbedingungen“. Es folgten zahlreiche Verordnungen, die für jeden speziellen Regelungsbereich jeweils eine Gefährdungsbeurteilung verlangten. Die Verordnungen setzen in der Regel EU-Recht in nationales Recht um.

Mit der Novellierung des Arbeitsschutzgesetzes im September 2013 wurden Arbeitgebende verpflichtet, in der Gefährdungsbeurteilung auch psychische Belastung durch Arbeit zu berücksichtigen. Seitdem die Unfallverhütungsvorschrift „Grundsätze der Prävention“ (DGUV Vorschrift 1) auf das Arbeitsschutzgesetz verweist, ist die Gefährdungsbeurteilung auch ein Thema für den Aufsichtsdienst der Unfallkassen und Berufsgenossenschaften. Die 2011 in Kraft getretene DGUV Vorschrift 2 „Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit“ behandelt das Thema ebenfalls ausführlich. Die Unterstützung bei der Gefährdungsbeurteilung gehört zur Grundbetreuung durch den Betriebsarzt/die Betriebsärztin und durch Fachkräfte für Sicherheit und Gesundheit.

Die gesetzlichen Vorschriften fordern immer stärker die Eigenverantwortung der Arbeitgebenden. Diese sind für die Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiter*innen verantwortlich. Sie müssen das Gefährdungspotenzial selbst einschätzen und bewerten. Die Gefährdungsbeurteilung ist das geeignete Instrument, um dieser Fürsorgeverpflichtung nachzukommen.

Welchen praktischen Nutzen hat die Gefährdungsbeurteilung?

Die Gefährdungsbeurteilung

  • setzt die rechtliche Führungsverantwortung konkret um
  • trägt das Wissen um die Arbeitsbedingungen systematisch zusammen
  • bietet eine verlässliche Grundlage für die Auswahl der angemessenen Schutzmaßnahmen – angefangen von der technischen Schutzeinrichtung bis hin zum Inhalt der Unterweisung
  • verringert Ursachen für Störungen und Schwachstellen bei der Arbeit
  • verbessert die Arbeitsbedingungen durch Risikominderung
  • trägt zur Arbeitszufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter*innen bei
  • unterstützt so die Wirtschaftlichkeit
  • hilft, den (demografischen) Wandel in der Arbeitswelt zu gestalten.

Basis der Gefährdungsbeurteilung: Einbettung in eine gute Arbeitsschutzorganisation

Eine gute Organisation von Sicherheit und Gesundheit im Betrieb und die Bereitstellung der dafür erforderlichen Ressourcen hat einen wesentlichen Einfluss auf die systematische Planung, Umsetzung und Wirksamkeit von Maßnahmen. So wird die Arbeitsschutzorganisation zur Basis für eine wirksame Gefährdungsbeurteilung.

Eine gut gemachte Gefährdungsbeurteilung ist in der Regel ein Gemeinschaftsprodukt.

Wer muss wann was umsetzen? Kooperative Vorgehensweise anstreben

Die Unternehmer*innen sind prinzipiell dafür verantwortlich, die Gefährdungsbeurteilung umzusetzen. In größeren Betrieben ist dazu eine Delegation an nachgeordnete Führungskräfte sinnvoll. Eine gut gemachte Gefährdungsbeurteilung ist in der Regel ein Gemeinschaftsprodukt.

Wir schlagen unseren Mitgliedsbetrieben daher eine enge Zusammenarbeit vor mit

  • den beratenden Arbeitsschutzexperten (Betriebsarzt/-ärztin, Fachkraft für Arbeitssicherheit – §§ 3, 6 Arbeitssicherheitsgesetz–, Arbeitsschutzkoordinator*innen)
  • der zuständigen Führungskraft wegen ihrer Fürsorgeverpflichtung
  • dem Personal- oder Betriebsrat und
  • Mitarbeiter*innen vor Ort, z. B. Sicherheitsbeauftragte.

Die Beteiligung der Beschäftigten ist nicht zu unterschätzen! Sie haben betriebsinternes Wissen und sind Experten*innen in eigener Sache. Die Beteiligung fördert die Eigenverantwortlichkeit der Beschäftigten und erhöht die Akzeptanz für Maßnahmen.

Manch ein Unternehmen möchte diese originäre Arbeitgeberverpflichtung gerne komplett extern vergeben. Spätestens für die Auswahl, Umsetzung und Überprüfung von Schutzmaßnahmen sind jedoch immer Mittel und Weisungsbefugnisse erforderlich, so dass Führungskräfte unbedingt einzubinden sind.

Die „Sieben Schritte“ zum Erfolg: Der Prozess der Gefährdungsbeurteilung

Die Gefährdungsbeurteilung ist ein Prozess in sieben Schritten. Dies gilt übrigens auch für die Gefährdungsbeurteilung der psychischen Belastung.


Schritt 1: Arbeitsbereiche bzw. Tätigkeiten festlegen

Zunächst gilt es, die Tätigkeiten oder Bereiche festzulegen, die beurteilt werden sollen. Bereiche mit gleichartigen Belastungen/Tätigkeiten und gleicher Organisationform können zu einer Einheit zusammengefasst werden. Zusätzlich sind besondere Personengruppen zu berücksichtigen. Dies sind insbesondere Praktikant*innen, Jugendliche, werdende oder stillende Mütter, Leiharbeitnehmer*innen, Beschäftigte ohne ausreichende Deutschkenntnisse und Menschen mit Behinderungen.

Tipps:

  • Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die verschiedenen Tätigkeiten und Arbeitsbereiche in der eigenen Organisation. Dabei helfen Organigramme sowie Stellen- und Funktionsbeschreibungen.
  • Weiter geht es mit der Frage, an welchen Einsatzorten die Beschäftigten tätig werden und welche außergewöhnlichen Situationen es außerhalb der regulären Prozesse gibt. Das können z. B. Sonderaufgaben oder besondere Arbeitszeiten sein.
  • Auch die Schnittstellen innerhalb und außerhalb des Arbeitsbereichs, die Einflüsse auf die Arbeitsbedingungen bzw. -abläufe haben und damit mögliche Belastungen sein können, sollten bedacht werden.

Schritt 2: Gefährdung und Belastungen ermitteln

Verschaffen Sie sich einen persönlichen Eindruck vom Ist-Zustand der arbeitsbedingten Gefährdungen. Auf dieser Grundlage sollten die wesentlichen Gefährdungen und Belastungen ermittelt werden, denen Beschäftigte bei ihrer Tätigkeit bzw. am untersuchten Arbeitsplatz ausgesetzt sind. Es ist nicht sinnvoll, umfangreiche Dokumente zu erstellen, wenn diese wenig praxistauglich sind!

Tipps:

Als erste Orientierung bietet sich an, bereits vorhandene Informationen zusammenzutragen, die Aufschluss über mögliche Gefährdungen und Belastungen geben können. Dazu gehören:

  • Unfallmeldungen
  • Verbandbucheinträge
  • Auswertungen von Arbeitsunfähigkeitszeiten (auch Krankenkassenberichte)
  • Meldungen über Berufskrankheiten
  • Meldungen über Beinahe-Unfälle
  • Ergebnisse der Beschäftigtenbefragungen
  • Begehungsprotokolle oder Mängelberichte
  • Hinweise des Betriebsarztes/der Betriebsärztin und der Fachkraft für Arbeitssicherheit
  • Grenzwerte, Normen und technische Regeln
  • Besonders hilfreich sind die speziell abgestimmten Branchenregeln der DGUV, da sie viele der möglicherweise auftretenden Gefährdungen und Belastungen aufführen.

Für die konkrete Ermittlung der Gefährdungen und Belastungen ist in der Regel eine Kombination verschiedener Methoden erforderlich. Möglich ist/sind

  • eine systematische Begehung der Arbeitsplätze
  • eine Zusammenstellung von Gefährdungen aufgrund des eigenen Fachwissens
  • spezielle Messungen
  • Mitarbeiterworkshops oder -befragungen

Wenn Sie psychische Belastung erfassen wollen, ist es auf jeden Fall ratsam, Methoden wie Beschäftigtenworkshops oder Befragungen einzusetzen. Mehr Informationen hierzu finden auf www.gda-psyche.de. Wenn Gefährdungen sich bei verschiedenen Tätigkeiten gleichen, reichen Verweise oder Zusammenfassungen.

Schritt 3: Bewertung der Gefährdungen und Belastungsfaktoren

Gefährdungen sollten nach ihrem Risikopotenzial abgeschätzt werden. Für bestimmte Bereiche gibt es normierte Schutzziele, z. B. einen Lärmgrenzwert, an denen eine Orientierung möglich ist. Ebenso hilfreich sind gesicherte arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse. Diese sind beispielsweise in Veröffentlichungen von Unfallkassen und Berufsgenossenschaften, der Länder sowie der BAuA zu finden.

Bei Gefährdungen ohne Vorgaben müssen eigene betriebliche Maßstäbe angelegt werden. Grundlage dafür können folgende Aspekte sein:

  • Art, Ausmaß, Dauer und Häufigkeit einer Gefährdung oder Belastung
  • gefahrbringende Bedingungen (z. B. Umgebung, Zeitdruck, Arbeitsübergabe im Schichtbetrieb, Unordnung, Verschleiß, Arbeitsabläufe bzw. -prozesse)
  • Fähigkeit der Beschäftigten, eine Gefährdung oder Belastung zu erkennen

Die Bewertung ist wichtig für die Einschätzung, welchen Umfang die Maßnahmen haben werden und für ihre Dringlichkeit.

Schritt 4: Maßnahmen im Dialog mit den Beschäftigten entwickeln

Die Ergebnisse der Bewertungen bilden die Basis für die erforderlichen Maßnahmen. Die Gefahrenbeseitigung an der „Quelle“ hat stets Vorrang vor

  • technischen Lösungen (wie Einsatz ungefährlicher Stoffe, Änderung der Technologie)
  • organisatorischen Regelungen (wie Dienstanweisungen, Arbeitszeitgestaltung) und
  • personenbezogenen Maßnahmen (wie Beschäftigte qualifizieren und unterweisen oder persönliche Schutzausrüstung).

Die Beschäftigten sollten unbedingt in die Auswahl der Maßnahmen einbezogen werden! Sie geben wichtige Hinweise auf Praxistauglichkeit und Akzeptanz von Schutzmaßnahmen.

Schritt 5: Maßnahmen priorisieren

Priorisieren Sie nun die erforderlichen Maßnahmen auf der Grundlage der Bewertungsergebnisse. Oberste Priorität haben die Maßnahmen, die dafür sorgen, die größten Gefährdungen mit dem höchsten Schadensausmaß zu beseitigen. Monetäre und Personalressourcen dürfen hierbei keine Rolle spielen.

Schritt 6: Wirksamkeit überprüfen

Eine Grundpflicht des Arbeitsgebers ist es, die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen zu kontrollieren (§ 3 ArbSchG). Er/sie kann das zum Beispiel durch Beobachten, Messen oder Befragen erledigen. Dabei ist zu bedenken, dass manche Maßnahmen nicht unmittelbar Wirkung zeigen oder ihre Effekte ggf. von anderen betrieblichen Veränderungen überlagert werden. Zeigt sich, dass die ergriffenen Maßnahmen nicht wirksam sind, müssen Korrekturen vorgenommen werden.

Schritt 7: Regelmäßig aktualisieren

Generell sollten Sie die Gefährdungsbeurteilung in regelmäßigen Abständen auf ihre Aktualität hin prüfen. Anlässe sind zum Beispiel:

  • Änderungen in Arbeitsorganisation und von Prozessabläufen
  • Neue Arbeitsschutzvorschriften und Informationen zum Arbeitsschutz
  • Personalveränderungen
  • Fehlzeiten mit erkennbarem Bezug zu Arbeitsorganisation und Prozessabläufen
  • Auffälligkeiten, wie Häufung von Beschwerden, Gesundheitsbeeinträchtigungen und Leistungsmängel oder Qualitätsmängel

In diesen Fällen muss die Gefährdungsbeurteilung zielgerichtet angepasst werden.

Dokumentation des Prozesses

Das Arbeitsschutzgesetz verlangt die Dokumentation des Prozesses, gleich, ob in Papierform oder elektronisch. Die Arbeitgebenden tragen die Verantwortung dafür, dass die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und die Ergebnisse der Überprüfung dokumentiert sind. Erfassungen und Aktualisierungen sollten mit Datum versehen werden. Diese grundsätzliche Dokumentation kann durch weitere betriebliche Informationen, sogenannte „mitgeltende Unterlagen“, ergänzt werden. Dies sind beispielsweise Sicherheitsdatenblätter von Gefahrstoffen, Dienstanweisungen, Prüfverzeichnisse o. a. Eine Doppeldokumentation ist nicht notwendig.

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