Letzte Änderung: 20. April 2024

UKH Praxishilfe: Gefährdungsbeurteilung im Betrieb erstellen

Vorgehen bei der Gefährdungsbeurteilung Psychischer Belastung – Schritt für Schritt

Arbeit menschengerecht und gesundheitsförderlich zu gestalten, ist die gesetzliche Pflicht aller Unternehmen. Das gilt auch für die psychische Gesundheit. Wie aber wird psychische Belastung am Arbeitsplatz richtig erfasst und was können Arbeitgeber*innen tun, um Belastung zu optimieren? Gefährdungsbeurteilungen helfen, arbeitsbezogene Gesundheitsgefahren zu erkennen (§ 5 ArbSchG1). Da auch psychische Belastung bei der Arbeit krank machen kann, sind Arbeitgeber*innen seit 2013 gesetzlich dazu verpflichtet, arbeitsbedingte psychische Belastung in Gefährdungsbeurteilungen zu berücksichtigen (§5 (3) ArbSchG1).

„Die Arbeit ist so zu gestalten, dass eine Gefährdung für das Leben sowie die physische und psychische Gesundheit möglichst vermieden und die verbleibende Gefährdung möglichst gering gehalten wird.“

§ 4 (1) ArbSchG1

Öffnet eine Lightbox: Ein Schaubild zeigt die verschiedenen Schritte der Gefährdungsbeurteilung, von denen sieben nummeriert sind und einen Kreislauf bilden. Eine Station außerhalb des Kreislaufs lautet: „Vorbereitung: Lenkungskreis, Planung, Ziele ...“ Die Stationen im Kreislauf lauten „1. Tätigkeiten/Bereiche festlegen“; „2. Ermittlung psychischer Belastungen“; "3. Beurteilung psychischer Belastungen“; „4. Entwicklung und Festlegung von Maßnahmen“; „5. Umsetzung der Maßnahmen“; „6. Wirksamkeitskontrolle“; „7. Aktualisierung/Fortschreibung“. In der Mitte des Kreises befindet sich eine Aufschrift „Dokumentation“.

Prozessschritte der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung  Bild: © Stephanie Caspar, UKH

Wie vorgehen bei der Beurteilung psychischer Belastung?

Psychische Belastung kann entweder in einer gesonderten Gefährdungsbeurteilung erfasst werden oder aber Teil der regulären Gefährdungsbeurteilung sein. Bei der Durchführung müssen in beiden Fällen dieselben Prozessschritte (Grafik rechts) berücksichtigt werden.

Vorbereitungen zur Gefährdungsbeurteilung Psychischer Belastung

Wir empfehlen folgendes Vorgehen zur Vorbereitung:  

Lenkungskreis/Steuerungsgruppe bilden

Der Lenkungskreis setzt sich interdisziplinär zusammen aus:

  • Unternehmensleitung (oder eine Vertretung, § 3 ArbschG1)
  • Interessenvertretung der Mitarbeitenden (Betriebsrat/Personalrat, § 87 (7) BetrVG2)
  • Fachkräfte (z. B. betriebsärztlicher Dienst, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Qualifizierungsbeauftragte, Gesundheitsmanagement, Personal etc.)
  • Schwerbehindertenvertretung
  • Projektleitung

Planung

Der Lenkungskreis ist für den gesamten Ablauf der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung verantwortlich. Dazu zählen schon vor Beginn des eigentlichen Prozesses einige Aufgaben:

  • Das Ziel der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung definieren.
  • Einen Zeitplan für das gesamte Projekt erstellen.
  • Benötigte Ressourcen, wie Budget, Personal, Materialien und Know-How/Wissen organisieren.
  • Rollen und Verantwortlichkeiten in der Steuerungsgruppe festlegen.
  • Ein passendes Vorgehen für die Gefährdungsbeurteilung wählen und vorbereiten (siehe Schritt 1 und 2).

Kommunikation

Um Führungskräfte und Mitarbeitende angemessen und frühzeitig über die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung zu informieren, sorgt der Lenkungskreis für passende Kommunikationswege. Darüber hinaus klärt er die Belegschaft über das Vorgehen, die Ziele und regelmäßig über den aktuellen Stand zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung auf. Das erhöht die Akzeptanz und fördert die aktive Beteiligung im Unternehmen.

Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung – Schritt für Schritt

Schritt 1: Tätigkeiten und Bereiche festlegen

Die psychische Belastung der Mitarbeitenden kann je nach Tätigkeit sehr unterschiedlich sein. Für den Lenkungskreis ist es deshalb wichtig, vor Beginn der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung Gruppen von Beschäftigten zu bilden, die einer vergleichbaren Belastung ausgesetzt sind.

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Unterteilung nach Berufsgruppen:
    Personen mit der gleichen oder einer vergleichbaren Tätigkeit zu einer Einheit zusammenfassen (z. B. alle Assistenzen, alle Lehrkräfte, Mitarbeitende im Außendienst …). Stellenbeschreibungen können helfen, Gemeinsamkeiten in unterschiedlichen Jobs zu erkennen und somit eine sinnvolle Gruppierung vorzunehmen.
  2. Unterteilung nach Organisationbereichen:
    Personen, die in der gleichen Abteilung arbeiten, werden zu einem Tätigkeitsbereich zusammengefasst (z. B. Verwaltung, Öffentlichkeitsarbeit …). Organigramme helfen, diese Einteilung umzusetzen.
„Der Arbeitgeber hat die Beurteilung je nach Art der Tätigkeit vorzunehmen.“

§ 5 (2), ArbschG1

Schritt 2: Belastung ermitteln

Es gibt unterschiedliche Methoden, um die psychische Belastung zu ermitteln. Wenn Ihr Betrieb bereits über Daten zu Fehlzeiten, Unfallzahlen oder Konflikten verfügt, können diese erste Hinweise auf Belastungsfaktoren liefern. Auch Fragebögen oder Interviews sind mögliche Instrumente, um herauszufinden, ob bereits Belastungen vorliegen. Für ein aussagekräftiges Ergebnis sollten möglichst viele Beschäftigte an der Ermittlung psychischer Belastung mitwirken.

Schritt 3: psychische Belastung bewerten

Um Ursachen und Hintergründe für die in Schritt 2 ermittelten psychischen Belastungen festzustellen, bieten sich z. B. Interviews oder Workshops mit den Mitarbeitenden der in Schritt 1 festgelegten Tätigkeitsbereiche an. Der direkte Austausch hilft, Fehlbeanspruchungen sowie Gesundheitsrisiken zu identifizieren und somit Handlungsbedarfe zu erkennen.

Schritte 4 und 5: Maßnahmen entwickeln und umsetzen

Werden bei der Ermittlung und Bewertung von Belastung Handlungsbedarfe deutlich, müssen Maßnahmen entwickelt werden, um die bestehende Belastung zu optimieren. Es ist sinnvoll, betroffene Mitarbeitende und Führungskräfte in diesen Prozess einzubeziehen und sie aktiv an der Erarbeitung von Lösungsvorschlägen zu beteiligen. Sie kennen ihren Job und die damit verbundene Belastung schließlich am besten.

Bei der Auswahl geeigneter Maßnahmen erfolgt stets eine Kosten-Nutzen-Abwägung. Maßnahmen sollten zudem möglichst an der Ursache der Belastung ansetzen (also auf Organisations-, Struktur-, Prozess- und Tätigkeitsebene) und weniger bei den Mitarbeitenden selbst, denn: Verhältnisprävention geht vor Verhaltensprävention!

Nicht jede Maßnahme kann und muss sofort umgesetzt werden. Es ist deshalb besonders wichtig, die Beschäftigten frühzeitig über Entscheidungen zu informieren und die Umsetzung transparent zu gestalten. Dazu zählt auch, konkrete Verantwortlichkeiten festzulegen und diese einzuhalten.

Schritt 6: Wirksamkeit der Maßnahmen prüfen

Ob die umgesetzten Maßnahmen wirksam sind und das Ziel der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung erfüllen, sollte kontrolliert werden („Wirksamkeitskontrolle“). Dazu eignen sich wieder unterschiedliche Methoden wie Befragungen, Interviews, Workshops oder Begehungen. Die Wirksamkeitsprüfung macht deutlich, welche Maßnahmen effektiv sind und weitergeführt werden können und welche Maßnahmen angepasst oder abgeschafft werden müssen. Der Lenkungskreis oder die entsprechenden Führungskräfte teilen allen Beschäftigten die Ergebnisse der Wirksamkeitskontrolle transparent mit.

Schritt 7: Die Gefährdungsbeurteilung aktualisieren und fortschreiben

Alle Maßnahmen müssen regelmäßig überprüft und bei Bedarf weiterentwickelt werden. Zusätzlich muss auch die gesamte Beurteilung psychischer Belastungen alle drei bis fünf Jahre standardmäßig wiederholt werden.

Weitere Gründe, warum die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung aktualisiert werden muss, sind:

  • starke Veränderungen im Unternehmen wie Change Prozesse, neue Arbeitsbedingungen, erhöhte Krankenstände oder hohe Fluktuation
  • neue arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse oder Gesetzesänderungen

Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung ist somit kein einmaliges Projekt, sondern ein sich wiederholender, regelmäßiger Prozess. Insbesondere die Corona-Pandemie hat den Arbeitsalltag vieler Unternehmen und Beschäftigten stark verändert. Aufgrund der außergewöhnlichen Situation ergeben sich zum Teil auch spezielle psychische Belastungsfaktoren. Um diese Gefährdungen zu erkennen und notwendige Schutzmaßnamen einzuleiten, bietet die DGUV eine gesonderte Checkliste hierfür an.

Wie die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung dokumentieren?

Der Lenkungskreis hält den gesamten Prozess der Gefährdungsbeurteilung schriftlich fest. Dadurch wird das Vorgehen nachvollziehbar und bietet eine gute Vergleichsgrundlage für zukünftige Gefährdungsbeurteilungen.

Diese Punkte muss die Dokumentation der GBpsych enthalten:

  • eine Beschreibung und Beurteilung der Gefährdungen
  • das eingesetzte Instrument (Fragebogen, Workshop etc.)
  • die erarbeiteten Maßnahmen (inklusive Zuständigkeiten und Durchführungsterminen)
  • die Ergebnisse der Wirksamkeitskontrolle
  • das Datum der Dokumentationserstellung

Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung als Teil einer präventionsorientierten Unternehmenskultur

Die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten gesundheitsförderlich zu gestalten, gewinnt in unserer komplexen, sich schnell verändernden Arbeitswelt immer mehr an Bedeutung. Ein gutes Betriebsklima, starke Fehlerkultur und vertrauensvolle Zusammenarbeit sind wichtiger denn je, um den Herausforderungen der modernen Arbeitswelt zu begegnen. Das gemeinsame Engagement von Führungskräften und Mitarbeitenden erlaubt es langfristig, die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung zu einem Teil einer präventionsorientierten Unternehmenskultur zu machen und somit einen wichtigen Beitrag zur Aufrechterhaltung und Förderung der psychischen Gesundheit zu leisten – wir unterstützen Sie dabei gerne!

Beratung zum Thema Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung

Mit unserer Beratung und unseren Seminaren zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung helfen wir Ihnen, psychische Belastung in Ihrem Unternehmen zu analysieren und passgenaue Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen umzusetzen.

Weitere Informationen, gesetzliche Grundlagen und Praxishilfen finden Sie hier:

#Psyche#Gefährdungsbeurteilung#Arbeitsschutzgesetz#Arbeitskultur

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